応募確定後の流れと対応方法
ワーカー様から応募があった場合の流れと対応方法についてご案内しています。
■ 確定メールの受信確認
ワーカー様の応募が確定すると、確定のお知らせメールが届きます。
なお、雇用契約は応募完了時点で自動で締結されます。
【メールサンプル】
■ ワーカー様の情報を確認する
応募確定したワーカー様の情報を確認する方法をご参照ください。
特に初めてカイテクをご利用されるワーカー様の場合は、いつもより細やかなお受入れ対応をお願いします。
① 初めてカイテクをご利用されるワーカー様の確認方法
- 左側メニュー「応募中ワーカー」をクリック
- 右画面にて「ワーカー名」をクリック
- 詳細画面で勤務回数を確認
※「0回勤務」と記載がある場合は、初めてカイテクをご利用されるワーカー様です。
■ ワーカー様にメッセージを送信する
初回のワーカー様へは『初回確定自動送信メッセージ』が送付されていますが、事前にコミュニケーションを取ることで、お互いの疑問点や不明点を解消し、当日スムーズにお仕事を始めていただくことが出来ます。
また、メッセージでしっかりとやり取りをしていただくことで、突然のキャンセルなどのスクの軽減にもつながります。
■ 受け入れ体制を整える
当日の混乱やトラブルが生じないように、ご準備をお願いします。
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① QRコードを準備
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受付対応者や現場スタッフの方に、QRコードの提示場所、保管場所をご共有ください。
パウチをする、ファイルに入れる、掲示する等、現場の状況に合わせてご対応ください。
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② 現場スタッフとの情報共有
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ワーカー様のお名前や、配置場所、ご依頼する業務、勤務時間帯等の情報を共有してください。
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③ 現場マニュアルの作成
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必要に応じて簡易的なマニュアルの作成を推奨します。
※物品の位置や利用者様の注意事項等
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④ 当日の仕事の流れをチェック
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職員配置や当日に行っていただく仕事内容を確認し、現場の職員様にも共有してください。
また、休憩時間の声掛けや、退勤時間5分前の声かけも必ず行うようご依頼ください。
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⑤ 持ち物や注意事項など伝え忘れはないか確認
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万が一、テンプレートへの記載が漏れている事項がある場合は、急ぎメッセージにてワーカー様にご連絡ください。
ワーカー様から「対応できない」等の返答があった場合は、そのままお受入れいただくことをご検討ください。
※テンプレートへの記載漏れが原因で、ワーカー様にキャンセルを依頼する場合は、休業手当が発生する可能性があります。
また、記載漏れがあった場合はテンプレートの修正も同時にご実施ください。
※修正内容の反映範囲には条件があるため、必ずFAQをご確認ください。
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■ 勤務当日の流れ
挨拶の徹底やワーカー様のお名前でのお声がけなど、双方が気持ちよくお仕事ができるよう対応をお願いします。
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① QRコードの設置場所を案内し読み取りを依頼
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勤務開始時間より前にご出勤された場合であっても、更衣指示や業務説明は勤務開始時間からご実施ください。
※労働基準法上では、更衣や業務説明の時間も「勤務時間」となります。
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② 勤務開始時間になったら着替えるよう依頼
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素早く業務を開始できるように、5分程度で着替えていただくようご依頼ください。
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③ 業務内容や備品の場所の説明等を行い、業務を依頼
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特に初めて応募があったワーカー様には、丁寧なご対応をお願いします。
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④ 休憩時間の声かけを実施
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声かけを行わないことで、休憩取得ができない等のトラブルにつながる可能性があります。
「〇時になったら休憩してください」等、明確にご指示いただくことをおすすめします。
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⑤ 退勤時間の5分前になったら退勤の声かけを実施
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業務を切り上げて着替えていただくようにお声かけをお願いします。
声かけを行わないことで、業務の終了タイミングが分からなかった等の予期せぬ残業につながる可能性があります。
「あとは引き継ぐので、着替えてもらって大丈夫ですよ」等、明確にご指示いただくことをおすすめします。
また、QRコードを読み取って退勤するよう合わせてご案内ください。
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■ 勤務完了後の対応
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① 勤怠変更申請が届いていないか確認
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主に以下のような理由で勤怠変更申請が提出されます。
提出があった場合は、承認（または却下）の対応を実施してください。
- 何らかの理由でQRコードの読み取りができなかった
- 出勤も退勤も緊急出退勤番号（4桁の番号）で打刻している
- 遅刻や早退、残業などの勤務時間の変更があった
- 定刻での勤務だったが間違えて申請してしまった
※一度申請が提出されると、必ず事業所様にて承認（または却下）の対応が必要です。
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② 評価を実施
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定刻で勤務が確定、または勤怠変更申請を承認し勤怠が確定した場合は、ワーカーの評価を実施してください。
減点方式となりますので、特に大きな問題もなく勤務を終えられた場合は「5」の評価をお願いします。
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③ お気に入りへの追加を検討
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「また勤務いただきたい！」と思うワーカー様は是非お気に入りに追加してください。
お気に入りに追加されたワーカー様は、事業所様が出稿する限定公開への応募が可能となります。
今後の応募をご遠慮いただきたい場合には、ブロック対応もご検討ください。
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■ よくあるお問い合わせ
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① 面接はできないんですか？
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カイテクは、ワーカー様と事業所様との間で、日雇いの直接雇用契約を締結いただき、お仕事いただくサービスです。
雇用契約は、ワーカー様が求人に申し込みした時点で自動的に締結されるため、面接不要となります。
どうしても事前に面接を行いたい場合は、設定された時間分の給与支払いを前提に、「1時間の面接案件」等を作成のうえご対応ください。
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② 「QRコードの読み取り方法が分からない」と言われました。
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ワーカー様向けFAQ「QRコードの読み取り方法」をご案内ください。
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③ 「QRコードの読み取りができない」と言われました。
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必ず応募済みであるかどうかを確認のうえ、お受入れをお願いします。
応募済みである場合は、ご勤務いただいて問題ありません。
また、勤務終了後に勤怠変更申請を提出するよう依頼してください。
「わからない」等とご質問がありましたら、カイテク運営事務局まで直接問い合わせるようにご案内ください。
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④ ワーカーが遅刻してきました。勤怠はどうすればいいですか？
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出勤時には必ずQRコードを読み取っていただき、勤務終了後に勤怠変更申請を提出するよう依頼してください。
何らかの理由で読み取りができない場合は、出勤時間をメモに残していただき、ワーカー様にもご共有ください。
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⑤ ワーカーが早退しました。勤怠はどうすればいいですか？
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退勤時には必ずQRコードを読み取っていただき、勤怠変更申請を提出するよう依頼してください。
何らかの理由で読み取りができない場合は、退勤時間をメモに残していただき、メッセージでワーカー様にもご共有ください。
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⑥ スマートフォンを忘れたと言っています。
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必ず応募済みであるかどうかを確認のうえ、お受入れをお願いします。
応募済みである場合は、ご勤務いただいて問題ありません。
また、ご自宅に戻られてから勤怠変更申請を提出するよう依頼してください。
「わからない」等とご質問がありましたら、カイテク運営事務局まで直接問い合わせるようにご案内ください。
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⑦ スマートフォンをなくした（紛失した）と言っています。
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必ず応募済みであるかどうかを確認のうえ、お受入れをお願いします。
応募済みである場合は、ご勤務いただいて問題ありません。
また、お手数ですがご出勤状況についてカイテク運営事務局までご報告をお願いします。
ワーカー様にはスマートフォンの修理（または買い替え）が完了次第、勤怠変更申請を提出するよう依頼してください。
「わからない」等とご質問がありましたら、カイテク運営事務局まで直接問い合わせるようにご案内ください。
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